Dokumenty ve spisu
Na dokumenty lze nahlížet z pohledu, zda mají přímý vliv na přiznání konkrétní dávky nebo na její výši. Dokumenty, které ovlivňují přiznání nebo výši dávky, nazýváme Obsahově evidované dokumenty. Ostatní dokumenty nazýváme Obsahově neevidované dokumenty. Dokumenty jsou evidovány a spravovány ve spisu. Ke každé žádosti je vytvořen spis, který má číslo jednací shodné s číslem jednacím žádosti. Obsahově evidované dokumenty jsou do spisu vkládány automaticky. Pokud například klient přinese Potvrzení o příjmu k žádosti o Příspěvek na živobytí, přiřadí se toto potvrzení nejen k této žádosti, ale i ke všem ostatním žádostem, kde je dané potvrzení vyžadováno. Obsahově neevidované dokumenty aplikace do spisu automaticky nepřiřadí, ale obsluha má možnost tyto dokumenty do spisu přiřadit ručně.
Obsahově evidované dokumenty ve spisu
Po kliknutí na tlačítko Dokumenty ve spisu se zobrazí formulář Obsahu spisu.
V horní části se nacházejí výběrová kritéria, kterými lze omezit výběr zobrazených záznamů.
Nad seznamem zobrazených záznamů se nachází sada tlačítek, kterými lze dokumenty dále zpracovávat. Jedná se o tlačítka:
Volba adresáta:
Na formuláři lze zjistit pomocí
tlačítka seznam datových schránek zvoleného adresáta. Pro dokument,
který obsahuje PDF obraz lze vygenerovat průvodku dokumentu a vymazat
evidované ID DS.
Tisk podacího deníku:
Vytvoří ze zobrazených záznamů sestavu k tisku.
Úředně oprávněná
osoba a soupis spisu:
Tisková sestava, která se generuje k datu tisku a obsahuje dvě části:
Seznam úředně oprávněných osob
a Obsah spisu.
Část Seznam ÚOO obsahuje seznam
úředně oprávněných osob, které zaevidovaly anebo vytvořily některý
z dokumentů, které vyhovují podmínkám filtru nastaveného na formuláři
Dokumenty ve spisu.
Část Obsah spisu obsahuje
dokumenty podle filtru na formuláři Dokumenty
ve spisu.
Jestliže dokument zaevidoval anebo vytvořil uživatel, který není v
evidenci ÚOO, pak tento dokument v obsahu spisu bude uveden (pokud
vyhovuje podmínce filtru), avšak jeho autor v seznamu ÚOO uveden nebude.
Přidání dokumentu
do nové expedice:
Odpovídá-li dokument typem odchozí
písemnosti, lze k němu založit záznam o expedici.
Přidání dokumentu
do existující expedice:
Odpovídá-li dokument typem odchozí písemnosti, lze jej přidat do existující
expedice.
Spisové a skartační
znaky:
Slouží pro zobrazení spisových a skartačních znaků u označeného dokumentu.
Zobrazit související
žádosti:
Zobrazí se seznam dávek, k nimž je dokument přiřazen.
Přidat dokument:
Zobrazí formulář Výběr dokumentu.
Pomocí výběrových kritérií lze vybrat dokument, který se má přidat
do obsahu spisu.
Odebrat dokument:
Pomocí tlačítka lze odebrat označený
dokument z obsahu spisu.
Založit nový
obsahově neevidovaný dokument:
Po stisknutí tlačítka se zobrazí formulář Nový
dokument. V části Další údaje
je třeba z rozbalovacího menu vybrat kategorii a typ dokumentu. Nepovinně
lze vyplnit popis. Dále je třeba zvolit, zda je odesílatel/adresát
(podle typu dokumentu příchozí/odchozí) evidovaná osoba nebo subjekt.
Ve spodní části formuláře lze přidat další osoby/subjekty, kterých
se dokument týká.
Export do PDF:
Aplikace umožní generované dokumenty uložit pomocí tlačítka do PDF.
Zobrazení dokumentu
v PDF:
Aplikace umožní zobrazit generovaný dokument, který byl elektronicky
podepsán.
Zobrazit detail
dokumentu:
Aplikace zobrazí náhled na dokument v režimu prohlížení.
Editace:
Aplikace zobrazí dokument v režimu editace (pokud lze dokument editovat
z obsahu spisu).
Storno dokumentu:
U vybraných dokumentů umožní aplikace jejich storno.
Historie změn:
Pomocí tlačítka lze zobrazit informace o tom, kdo a kdy prováděl změny
na formuláři.
Obsahově neevidované dokumenty ve spisu
Po kliknutí na tlačítko Obsahově neevidované dokumenty ve spisu se zobrazí formulář Ostatní dokumenty spisu. Formulář je obdobou předcházejícího s tím rozdílem, že slouží k práci se záznamy o tzv. obsahově neevidovaných dokumentech, tedy písemnostech, které vznikají v papírové podobě mimo aplikaci, ale je žádoucí je ve spise zaevidovat. Nový záznam obsahově neevidovaného dokumentu obsahuje především označení kategorie a typu dokumentu a přiřazení osobě, se kterou souvisí. Je možno zaznamenat souvislost s větším množstvím osob nebo subjektů.
K žádosti lze zapsat libovolný textový záznam, zejména k okolnostem, které aplikace detailně nezachycuje.
Evidence oprávněných úředních osob
Po kliknutí na tlačítko Úředně oprávněná osoba se zobrazí formulář Evidence oprávněných úředních osob. Formulář obsahuje funkce pro přidání nového záznamu o UOO, pro editaci stávajícího záznamu a o případném odstranění záznamu. Pomocí tlačítka Přehled ÚOO lze vygenerovat tiskovou sestavu všech ÚOO žádosti. Pomocí tlačítka Tisk záznamu oprávněné úřední osoby lze pro vybraný řádek vygenerovat tiskovou sestavu Záznam o určení osoby oprávněné provádět úkony ve správním řízení. Tlačítko Historie slouží k zobrazení změn daného formuláře a osoby, které změny provedly. Pro zadání oprávněné osoby se použije tlačítko Nový záznam úředně oprávněné osoby. Zobrazí se formulář Nový záznam oprávněné úřední osoby.
Úřední oprávněná osoba se zadává výběrem z uživatelů pomocí tlačítka Výběr uživatele. K záznamu lze nepovinně uvést rozsah oprávnění. Pole Vyřizuje dávku určuje osobu, podle které se dávka vybírá pomocí výběrových filtrů. Platí, že takto označit lze pouze jednu úřední osobu z úředních osob určených pro danou dávku. Vlevo dole se nachází tlačítko pro vytištění Záznamu o určení osoby provádět úkony ve správním řízení.