Dokumenty

Nabídka Dokumenty v modulu Kontakt se žadatelem slouží k vyhledávání dokumentů, zobrazení detailních informací o dokumentech, k prohlížení a tisku podacího deníku, evidenci složek a k ukládání dokumentů do složek.

Podací deník

Podací deník je určen k vyhledávání, zobrazení a tisku záznamů o dokumentech. Zobrazuje jednotlivé dokumenty, podané v rámci řízení o dávkách. Výběr lze ovlivnit zadáním výběrových kritérií a řadit jej podle zvoleného klíče. Výběrový filtr lze nastavit max. na období jednoho měsíce.

V podacím deníku lze použít následující tlačítka:

Zvolený dokument lze el. podepsat, zobrazit volbu adresáta a zjistit ID DS. Křížek vedle čísla jednacího označuje stornovaný dokument.

 

Složky dokumentů

Složky jsou fyzické šanony uložení dokumentů. Evidence uložení dokumentů do složek není povinná. Složky jsou identifikovány číslem složky (řetězec 20 znaků) a čárovým kódem (s prefixem ND). Základním oknem je formulář obsahující kritéria pro výběr složky, seznam vybraných složek a seznam dokumentů zvolené složky. Vyhledávat lze dle čísla složky nebo čárového kódu.

 

 

Pro vytvoření nové složky se použije tlačítko Nový záznam. Zobrazí se formulář Vytvoření složky dokumentu, kde je potřeba zadat číslo složky a vložit čárový kód.

Pomocí tlačítka Seznam písemností vybrané složky se zobrazí stejnojmenný formulář.

Formulář obsahuje následující tlačítka:

 

Tisky

Formulář zobrazuje záznamy o všech dokumentech aplikace, které byly vytisknuty nebo čekají na tisk v tiskové frontě. Dokumenty, které čekají v tiskové frontě, lze v této úloze vytisknout nebo jejich zařazení v tiskové frontě zrušit.

 

 

K vytisknutým dokumentům lze založit záznam o expedici.

 

Expedované zásilky

Úloha slouží k vedení evidence o expedici dokumentů, údajích o jejich doručování a nabývání právní moci.

Pro vytvoření nové expedice se použije tlačítko Nový záznam. Zobrazí se formulář Nová expedice dokumentů.

Záznam o expedici může obsahovat jeden až tři expedované dokumenty a odpovídající data o samotné expedici, doručení, případně vrácení. Ke každému z dokumentů lze zvlášť zaznamenat datum nabytí právní moci pomocí tlačítka Datum nabytí PM.

 

 

Adresát se automaticky vyplní po výběru prvního dokumentu do zásilky.


Expedice na jinou adresu

Zásilku lze expedovat i na jinou adresu než je adresa adresátů na dokumentech v zásilce. Funkce volby adresy je přístupná pouze při evidenci nové expedice po vložení alespoň jednoho dokumentu, a to do doby, než se formulář záznamu nové expedice uloží.


Přidání dokumentu pro zařazení do expedice

Do obsahu expedované zásilky lze pomocí tlačítka Nový záznam přidat dokument, který má být zařazen do expedice.


Tisk obálky

Pro expedici doporučeně s dodejkou nebo kurýrem lze vytisknout obálku s doručenkou podle nastavení. Při tisku se doručence obálky přidělí čárový kód, podle kterého lze záznam o expedici dohledat.


Storno expedice

Provést storno expedice lze pouze ve stavu Zaregistrováno. Vybere se expedice, která je potřeba stornovat, a pro storno se použije příslušné tlačítko.

Pokud je expedice ve stavu Vypraveno, nejdříve je potřeba vstoupit do expedice, smazat datum doručení (případně datum vrácení), datum expedice a uložit formulář. Expedice se dostane do stavu Zaregistrováno a v tomto stavu jí lze stornovat.


Hybridní pošta

Dokument (např. oznámení), u kterého se nesleduje doručení (není zasílán s doručenkou) lze zaslat tzv. hybridní poštou. Zasílání se však musí řídit interními pokyny úřadu. Takový dokument se uloží do PDF formátu a doplní scanem razítka a podpisu a po té vloží do expedice hybridní poštou. Odeslání takového dokumentu jako obyčejné psaní pak realizuje Česká pošta. O realizaci je obsluha informována.

Z hlediska ÚP tak odpadá tisk dokumentu, jeho vkládání do obálky a doručení na poštu.

Hybridní poštou je možné zasílat tyto typy dokumentů:

Export dokumentu a průvodka

Po kliknutí na Export dokumentů a průvodky aplikace zobrazí formulář ID datové schránky a průvodka. Dokument lze zobrazit pouze pro expedice se zvoleným způsobem doručení datovou schránkou.

Je-li vyplněné ID datové schránky, zpřístupní se tlačítko OK. Po jeho zvolení se otevře dialogové okno pro výběr adresáře, do kterého se budou exportovat soubory patřící do expedice. Ve vybraném adresáři se vytvoří textový soubor průvodky a všechny dokumenty patřící do expedice ve formátu PDF/A.

Pokud bude vybraný adresář obsahovat nějaký dokument stejného názvu jako některý exportovaný (včetně průvodky), zobrazí se chybové hlášení a aplikace se zeptá, jestli se mají existující soubory přepsat. Pokud ne, obsluze se opět zobrazí dialog pro výběr adresáře pro export.

Nabytí právní moci

V souvislosti s předchozí úlohou zde lze vyhledat dokumenty, které splňují následující podmínky:

 

 

Z nalezených dokumentů se vytvoří seznam. Seznam lze vytisknout nebo uložit ve formě tabulky.

Každý záznam je vlevo opatřen zaškrtávacím políčkem. Záznamy lze zaškrtnout - hromadně nebo individuálně - a pro zaškrtnuté záznamy přiřadit hromadně odpovídající datum nabytí právní moci pomocí tlačítka Nabytí PM.

 

Expediční seznamy

Expediční seznamy jsou seznamy zásilek připravených k expedici. Aplikace umožňuje vytvářet tři druhy seznamů: pro zásilky k vypravení doporučeně s dodejkou, pro zásilky k vypravení jako obyčejné psaní a pro zásilky k vypravení kurýrem. Používání seznamu není povinné. Je vhodné zejména tehdy, kdy se předávají zásilky jinému oddělení, kurýrovi anebo je potřeba tisknout podací arch zásilek zasílaných doporučeně s dodejkou.

 

 

Do seznamu se zadávají zásilky téhož způsobu vypravení, která mají být vypraveny současně, nebo jsou současně k vypravení předávány na jiné oddělení.

Expedice prostřednictvím expedičního seznamu se zaznamenává ručně.

Na formuláři se nachází několik tlačítek:

Otevření seznamu slouží k otevření již uzamčeného expedičního seznamu.

Uzavření seznamu slouží k uzavření seznamu zásilek k vypravení.

Vypravení seznamu slouží k zobrazení formuláře, kde se zadá požadovaný datum expedice.

Export expedičního seznamu do formátu CSV - slouží k vygenerování podacího archu ve formátu CSV.

Pomocí tlačítek Tisk expedičního seznamu a Tisk podacího archu lze v expedičním seznamu vytisknout sestavu zásilek obsažených v expedičním seznamu a podací arch.


Vytvoření seznamu zásilek k vypravení

Pro vytvoření nového seznamu se použije tlačítko Nový záznam. Otevře formulář Seznam zásilek k vypravení.

Zadávání zásilek do seznamu se provádí načtením čárového kódu obálky s doručenkou nebo čárového kódu, který je vidět v okénku okénkové obálky pomocí tlačítka Ruční zadání čárového kódu. Pokud je potřeba dokument ze seznamu odebrat, použije se tlačítko Smazání položky seznamu. Tlačítka Tisk podacího archu a Tisk seznamu slouží pro vytištění sestavy zásilek jako na formuláři Expediční seznamy.

Do seznamu lze zadat dokumenty, u kterých není zadán datum expedováno dne (expedovaná zásilka musí být ve stavu zaregistrováno). Po uložení seznamu zásilek k vypravení se v expedičním seznamu zadá datum vypravení pomocí tlačítka Vypravení seznamu. Po zadání tohoto data se seznam uzavře a v expedičních zásilkách se automaticky doplní datum vypravení, tím se nastaví expedice do stavu vypraveno.


Odebrání dokumentu ze seznamu

Pokud je potřeba po uzavření seznamu odebrat dokument, nejdříve se pomocí tlačítka Vypravení seznamu smaže datum vypravení, poté se zaktivní tlačítko Otevření seznamu, kterým se otevře seznam. Pomocí tlačítka Detail seznamu se vstoupí do seznamu a tlačítkem Smazat položku seznamu se odebere dokument.

 

Hromadná korespondence

Formulář slouží k práci s již vytvořenými záznamy hromadné korespondence, které se vytvořily přes formulář Rozhodování o dávce. Kliknutím na volbu se zobrazí formulář Hromadná korespondence.

 

 

Jednotlivé záznamy hromadné korespondence jsou identifikovány časem, názvem šablony a jménem obsluhy, která záznam vytvořila. Dále se zobrazuje počet nestornovaných vygenerovaných dokumentů.

Pro údržbu záznamu se klikne na příslušné tlačítko. Zobrazí se formulář zvoleného záznamu hromadné korespondence.

 

 

Formulář nabízí tyto akce:

 

Formulář písemnosti - náhled sestavy

Písemnosti, vytvořené v průběhu zpracování dávek, se zobrazují ve standardním formuláři, který umožňuje úpravu, tisk, uložení, potvrzení písemnosti.

U některých typů písemností zobrazí aplikace před samotným generováním tisku formulář pro výběr typu správního řízení.

 

 

Jedná se např. o Usnesení o přerušení, Usnesení o zastavení jiného řízení, Vyrozumění účastníka a Oznámení o zahájení řízení.

 

 

V pravé části se zobrazuje náhled písemnosti tak, jak bude vytisknuta. Nad náhledem jsou nástroje pro uložení dokumentu do dalších formátů (přes tuto úlohu však nelze dokument uložit do formátu PDF), listování, zvětšování a zmenšování zobrazení.

Levá část formuláře je určena k úpravě volitelných částí písemnosti  - nastavení odkazu na legislativu, volbě a úpravě textu. Tyto volitelné části se v náhledu písemnosti zobrazují modrým písmem.

V dolní části formuláře jsou tlačítka pro tisk, nastavení do tiskové fronty, export, uložení a otevření  PDF/A, el. podpis a pro potvrzení písemnosti.

 

Poznámka

Tlačítko Poznámka se nachází v různých částech aplikace. Po jeho stisknutí zobrazí aplikace formulář pro zapsání libovolného textu. Text slouží k dokreslení situace, dovysvětlení provedené akce atd.  Poznámka se nikam nepropisuje.